Sådan opretter du en salonkæde

Med enkle ord: hvordan en salonkæde fungerer, hvordan du opretter den trin for trin — også med saloner i forskellige lande og byer —, hvad platformen ellers kan, og hvad det koster.

Sådan fungerer en kæde

En kæde er flere saloner under ét navn. Øverst er hovedsalonen (modersalonen): med den begynder kæden. Under den er datterafdelingerne. En afdeling kan ligge i en hvilken som helst by og et hvilket som helst land i verden.

Hver afdeling har sit eget:

• navn — som regel kædens navn med en tilføjelse, for eksempel “Beauty Star Warszawa”;
• by, land og adresse;
• adresse på bookingsiden, for eksempel /beauty-star/warsaw/1;
• valuta for priserne (sættes automatisk efter landet og kan ændres);
• behandlinger og priser, skema, billeder, et punkt på kortet;
• folk: en administrator, en moderator og specialister.

Hvem er hvem

• Kædens ejer (kædens superadmin) — den, der oprettede kæden. Bestemmer i hovedsalonen og i alle afdelinger: ændrer priser, inviterer og fjerner personer, tilføjer afdelinger og betaler for platformen for hele kæden.
• Afdelingens administrator — bestemmer kun i sin egen afdeling: afdelingens skema, behandlinger og priser, kundernes bookinger. Kan invitere specialister og moderatorer til sin afdeling. Også hovedsalonen kan have sin egen administrator — så er vedkommende kun salonens administrator, ikke kædens.
• Afdelingens moderator — en hjælper: håndterer kundernes bookinger og billeder i sin afdeling.
• Specialist — tager imod kunder. Ser sine bookinger og sit skema.

En person kan kombinere roller: for eksempel være administrator for en afdeling og specialist i samme afdeling. Også kædens ejer kan selv tage imod kunder — så er ejeren også specialist.

Ejeren, administratorerne og moderatorerne ser skemaet over deres kæde med de rigtige personer på deres konto under “Kædens struktur”.

Hvem må hvad, og hvad er ikke tilladt

• Kun kædens ejer kan oprette afdelinger. En afdelingsadministrator kan ikke oprette en ny afdeling: vedkommende har ikke punkterne “Afdelinger” og “På kortet”, og siden tillader det heller ikke via et direkte link.
• En afdelingsadministrator fjerner ingen og ændrer hverken platformens betaling eller indstillingerne for hele kæden. Vedkommende kan kun invitere specialister og moderatorer og kun til sin egen afdeling — andre administratorer udnævner vedkommende ikke.
• Kædens ejer kan selv arbejde som specialist i en hvilken som helst af sine saloner.
• En afdelingsadministrator kan også være specialist i sin egen afdeling. Den rolle tilføjer ejeren under “Team” — administratoren kan ikke give sig den selv, fordi der betales for specialister.
• En afdelingsadministrator kan være almindelig specialist i en anden afdeling i samme kæde: ejeren inviterer vedkommende dertil som specialist, og der har vedkommende ingen administratorrettigheder.
• En person arbejder kun ét sted ad gangen: tiderne i forskellige afdelinger og på den egne side må ikke overlappe — siden tjekker det.
• Enhver medarbejder kan også arbejde for sig selv: “Alle mine steder” → “Opret side”. Det er vedkommendes personlige side som selvstændig specialist og hører ikke til din kæde.
• Alle kan også åbne deres egen, separate kæde. Men det bliver en anden kæde, hvor de selv er ejer og selv betaler; de kan ikke tilføje en afdeling til din kæde.

Mere end booking: kunder og regnskab

Platformen er ikke kun nem onlinebooking. Den hjælper med hele arbejdet: den selvstændige specialist med sit eget, administratoren med sin salon, ejeren med hele kæden.

• “Kunder” — en liste over alle salonens kunder med søgning på navn og telefon. Alle, der booker, kommer automatisk på listen.
• Kundekort: besøgshistorik, hvor mange gange kunden kom og ikke kom, noter og tags, som kun jeres team ser. Herfra kan du ringe til kunden eller blokere nummeret.
• Kædens ejer ser én fælles kundeliste for alle afdelinger; afdelingens administrator ser kunderne i sin afdeling.
• “Rapporter” — internt regnskab pr. måned: hvor mange besøg der fandt sted, og hvor mange der blev aflyst, hvem der ikke kom, omsætning, gennemsnitlig bon, tilbagevendende kunder, de mest populære behandlinger og hver specialists omsætning. Ejeren ser desuden tallene for hver afdeling.
• Omsætningen tælles fra bookinger, hvor en administrator eller specialist har trykket på “Betaling modtaget”. Så kan du se, hvor mange penge hver afdeling og hver specialist har tjent ind.
• “Download CSV” — eksport af kunder til en tabel til Excel eller Google Sheets.
• En specialist ser sine bookinger og sin indtjening.

Trin 1. Opret en konto

1. Klik på “Min konto” og derefter på “Opret konto”.
2. Indtast navn, e-mail, telefon og adgangskode.
3. Gem gendannelseskoderne, som siden viser: med dem kommer du ind igen, hvis du glemmer adgangskoden.

Alle, der skal arbejde i kæden (administratorer, moderatorer, specialister), opretter selv deres konto på samme måde.

Trin 2. Opret kæden og hovedsalonen

1. Åbn “Min konto”. Formularen “Opret din bookingside” vises.
2. Under “Hvem er du” vælger du “Jeg har en virksomhed (salon, værksted, klinik)”.
3. “Navn på siden” — kædens navn, for eksempel “Beauty Star”.
4. “Hvad laver du” — med dine egne ord: manicure, klipning, bryn.
5. “By” — begynd at skrive, og vælg byen på listen (enhver by i verden virker). Er din by der ikke? Sæt et punkt på kortet, så udfyldes den nærmeste by automatisk.
6. Udfyld “Adresse” og “Telefon til kunder”.
7. Hvis du også selv tager imod kunder, så sæt flueben ved “Jeg tager også selv imod kunder”.
8. Klik på “Opret side”.

Færdig: det er din hovedsalon. Du er kædens ejer.

Har du allerede en side som selvstændig specialist? Den kan laves om til en kæde: “Afdelinger” → “Gør til kæde”. Bookinger, kunder og behandlinger bliver.

Trin 3. Indstil hovedsalonen

1. “Behandlinger” — tilføj behandlinger, varighed og priser.
2. “Arbejdsplan” — arbejdstider. En ny specialist har allerede 9:00–20:00 med pause 13:00–14:00; det kan ændres.
3. “På kortet” — sæt et punkt, så kunderne finder dig i søgningen.
4. “Billeder” — billeder af salonen og dit arbejde.
5. “Betalingsoplysninger” — kort eller konto, hvor kunderne kan betale for en booking (om nødvendigt).
6. “Afdelinger” → “Sidens sprog” — tilføj de sprog, som kunderne skal se navnene på dine behandlinger på.

Trin 4. Tilføj afdelinger i andre byer og lande

1. Åbn “Afdelinger”.
2. Nederst, i blokken “Tilføj afdeling”, udfylder du “Afdelingens navn”, for eksempel “Beauty Star Berlin”.
3. “By” — begynd at skrive, og vælg byen, i et hvilket som helst land.
4. Indtast adressen, sæt et punkt på kortet, og angiv afdelingens telefon.
5. Klik på “Tilføj afdeling”.

Den nye afdeling får straks sin egen sideadresse — den vises på afdelingens kort, ved siden af knapperne “Kopiér” og “Åbn”. Valutaen sættes efter afdelingens land; du kan ændre den under “Behandlinger”.

Vælgeren “Afdeling” øverst bestemmer, hvilken afdeling du indstiller lige nu. Gentag trin 3 for hver afdeling: behandlinger og priser, skema, kort, billeder.

Trin 5. Inviter personer

1. Personen opretter først sin egen konto (trin 1) og giver dig sin e-mail.
2. Du åbner “Team”, skriver e-mailen, vælger rolle (specialist, afdelingsmoderator, afdelingsadministrator) og afdeling.
3. Personen åbner “Min konto” og accepterer invitationen.

Også afdelingens administrator kan invitere specialister og moderatorer — men kun til sin egen afdeling. Kun kædens ejer kan fjerne personer og ændre betalingen.

Hvad du betaler for

Kædens ejer betaler — én regning for hele kæden, for alle afdelinger og alle specialister. Regningen har to dele:

• en pris for hver afdeling (en skjult afdeling tæller ikke med);
• en pris for hver specialist, der arbejder i kæden.

Godt at vide:

• Administratorer og moderatorer er gratis. Der betales kun for specialister. Er en administrator også specialist, tæller vedkommende som specialist.
• En specialist, der arbejder i to afdelinger i samme kæde, tæller én gang.
• Hvis du selv tager imod kunder (du satte flueben ved “Jeg tager også selv imod kunder”), tæller du også som specialist.
• Ejeren kan bestemme, at en specialist betaler for sig selv: “Team” → “Hvem betaler for specialisterne” → “Specialisten betaler”. Så er den specialist ikke med på kædens regning.

Sådan betaler du

1. Åbn “Betaling” og klik på “Hent faktura” — beløbet beregnes automatisk: afdelinger × pris pr. afdeling + specialister × pris pr. specialist.
2. Overfør pengene til betalingsoplysningerne på regningen. Skriv din betalingskode i beskeden til modtageren — den står der også.
3. Klik på “Jeg har betalt”. Vi tjekker betalingen og forlænger kædens adgang.

Derefter kommer regningen af sig selv, før den betalte periode udløber, og på kontoen vises påmindelsen “Betal”.

Hvis du ikke betaler til tiden, bliver kontoen først skrivebeskyttet (kundernes bookinger bliver, og du kan flytte eller aflyse dem), og derefter skjules siden for kunderne. Efter betaling virker alt igen.