Så skapar du en salongskedja

Med enkla ord: hur en salongskedja fungerar, hur du bygger upp den steg för steg — även med salonger i olika länder och städer —, vad plattformen mer kan och vad det kostar.

Så fungerar en kedja

En kedja är flera salonger under ett namn. Högst upp finns huvudsalongen (moderssalongen): med den börjar kedjan. Under den finns dotterfilialerna. En filial kan ligga i vilken stad och vilket land som helst i världen.

Varje filial har sitt eget:

• namn — oftast kedjans namn med ett tillägg, till exempel ”Beauty Star Warszawa”;
• stad, land och adress;
• adress till bokningssidan, till exempel /beauty-star/warsaw/1;
• valuta för priserna (sätts automatiskt efter landet, kan ändras);
• tjänster och priser, schema, foton, en punkt på kartan;
• folk: en administratör, en moderator och specialister.

Vem är vem

• Kedjans ägare (kedjans superadmin) — den som skapade kedjan. Bestämmer i huvudsalongen och i alla filialer: ändrar priser, bjuder in och tar bort personer, lägger till filialer och betalar plattformen för hela kedjan.
• Filialens administratör — bestämmer bara i sin egen filial: filialens schema, tjänster och priser, kundernas bokningar. Kan bjuda in specialister och moderatorer till sin filial. Även huvudsalongen kan ha en egen administratör — då är den bara salongens administratör, inte kedjans.
• Filialens moderator — en hjälpreda: sköter kundernas bokningar och foton i sin filial.
• Specialist — tar emot kunder. Ser sina bokningar och sitt schema.

En person kan kombinera roller: till exempel vara administratör för en filial och specialist i samma filial. Även kedjans ägare kan själv ta emot kunder — då är den också specialist.

Ägaren, administratörerna och moderatorerna ser schemat över sin kedja med riktiga personer i sitt konto, under ”Kedjans struktur”.

Vem får göra vad, och vad som inte är tillåtet

• Bara kedjans ägare kan skapa filialer. En filialadministratör kan inte skapa en ny filial: den har inte punkterna ”Filialer” och ”På kartan”, och sidan tillåter det inte ens via en direktlänk.
• En filialadministratör tar inte bort personer och ändrar inte plattformens betalning eller inställningarna för hela kedjan. Den kan bara bjuda in specialister och moderatorer, och bara till sin egen filial — andra administratörer utser den inte.
• Kedjans ägare kan själv arbeta som specialist i vilken av sina salonger som helst.
• En filialadministratör kan också vara specialist i sin egen filial. Den rollen lägger ägaren till under ”Team” — administratören kan inte ge sig den själv, eftersom man betalar för specialister.
• En filialadministratör kan vara vanlig specialist i en annan filial i samma kedja: ägaren bjuder in den dit som specialist, och där har den inga administratörsrättigheter.
• En person arbetar bara på ett ställe åt gången: tiderna i olika filialer och på den egna sidan får inte överlappa — sidan kontrollerar det.
• Alla medarbetare kan också arbeta för sig själva: ”Alla mina platser” → ”Skapa sida”. Det är deras personliga sida som egenföretagande specialist och hör inte till din kedja.
• Vem som helst kan också starta en egen, separat kedja. Men det blir en annan kedja, där personen själv är ägare och själv betalar; till din kedja kan den inte lägga till en filial.

Mer än bokningar: kunder och redovisning

Plattformen är inte bara smidig onlinebokning. Den hjälper med hela arbetet: den egenföretagande specialisten med sitt eget, administratören med sin salong, ägaren med hela kedjan.

• ”Kunder” — en lista över alla salongens kunder med sökning på namn och telefon. Den som bokar hamnar i listan av sig själv.
• Kundkort: besökshistorik, hur många gånger kunden kom och inte kom, anteckningar och taggar som bara ert team ser. Därifrån kan du ringa kunden eller spärra numret.
• Kedjans ägare ser en gemensam kundlista för alla filialer på en gång; filialens administratör ser kunderna i sin filial.
• ”Rapporter” — intern redovisning per månad: hur många besök som blev av och hur många som avbokades, vem som inte kom, intäkter, snittköp, återkommande kunder, de populäraste tjänsterna och varje specialists intäkter. Ägaren ser dessutom summorna för varje filial.
• Intäkterna räknas från bokningar där en administratör eller specialist har tryckt på ”Betalning mottagen”. Så syns hur mycket pengar varje filial och varje specialist har dragit in.
• ”Ladda ner CSV” — exportera kunderna till en tabell för Excel eller Google Kalkylark.
• En specialist ser sina bokningar och sin förtjänst.

Steg 1. Skapa ett konto

1. Klicka på ”Mitt konto” och sedan på ”Skapa konto”.
2. Fyll i namn, e-post, telefon och lösenord.
3. Spara återställningskoderna som sidan visar: med dem kommer du in igen om du glömmer lösenordet.

Alla som ska arbeta i kedjan (administratörer, moderatorer, specialister) skapar sitt eget konto på samma sätt.

Steg 2. Skapa kedjan och huvudsalongen

1. Öppna ”Mitt konto”. Formuläret ”Skapa din bokningssida” visas.
2. Under ”Vem är du” väljer du ”Jag har ett företag (salong, bilverkstad, klinik)”.
3. ”Namn på sidan” — kedjans namn, till exempel ”Beauty Star”.
4. ”Vad gör du” — med egna ord: manikyr, klippning, bryn.
5. ”Stad” — börja skriva och välj staden i listan (vilken stad i världen som helst fungerar). Finns inte din ort? Sätt en punkt på kartan så fylls närmaste stad i automatiskt.
6. Fyll i ”Adress” och ”Telefon för kunder”.
7. Om du själv också tar emot kunder, kryssa i ”Jag tar också emot kunder själv”.
8. Klicka på ”Skapa sida”.

Klart: det här är din huvudsalong. Du är kedjans ägare.

Har du redan en sida som egenföretagande specialist? Den kan göras om till en kedja: ”Filialer” → ”Gör till kedja”. Bokningar, kunder och tjänster finns kvar.

Steg 3. Ställ in huvudsalongen

1. ”Tjänster” — lägg till tjänster, längd och priser.
2. ”Schema” — arbetstider. En ny specialist har redan 9:00–20:00 med paus 13:00–14:00; det går att ändra.
3. ”På kartan” — sätt en punkt så att kunderna hittar dig i sökningen.
4. ”Foton” — foton på salongen och ditt arbete.
5. ”Betalningsuppgifter” — kort eller konto där kunderna kan betala en bokning (vid behov).
6. ”Filialer” → ”Sidans språk” — lägg till språken som kunderna ska se dina tjänstenamn på.

Steg 4. Lägg till filialer i andra städer och länder

1. Öppna ”Filialer”.
2. Längst ner, i blocket ”Lägg till filial”, fyller du i ”Filialens namn”, till exempel ”Beauty Star Berlin”.
3. ”Stad” — börja skriva och välj staden, i vilket land som helst.
4. Fyll i adressen, sätt en punkt på kartan och ange filialens telefon.
5. Klicka på ”Lägg till filial”.

Den nya filialen får direkt en egen sidadress — den syns på filialens kort, bredvid knapparna ”Kopiera” och ”Öppna”. Valutan sätts efter filialens land; du kan ändra den under ”Tjänster”.

Väljaren ”Filial” högst upp avgör vilken filial du ställer in just nu. Upprepa steg 3 för varje filial: tjänster och priser, schema, karta, foton.

Steg 5. Bjud in personer

1. Personen skapar först sitt eget konto (steg 1) och ger dig sin e-post.
2. Du öppnar ”Team”, skriver in e-posten, väljer roll (specialist, filialmoderator, filialadministratör) och filial.
3. Personen öppnar ”Mitt konto” och accepterar inbjudan.

Även filialens administratör kan bjuda in specialister och moderatorer — men bara till sin egen filial. Bara kedjans ägare kan ta bort personer och ändra betalningen.

Vad du betalar för

Kedjans ägare betalar — en enda faktura för hela kedjan, för alla filialer och alla specialister. Fakturan har två delar:

• ett pris för varje filial (en dold filial räknas inte);
• ett pris för varje specialist som arbetar i kedjan.

Bra att veta:

• Administratörer och moderatorer är gratis. Du betalar bara för specialister. Om en administratör också är specialist räknas den som specialist.
• En specialist som arbetar i två filialer i samma kedja räknas en gång.
• Om du själv tar emot kunder (du kryssade i ”Jag tar också emot kunder själv”) räknas du också som specialist.
• Ägaren kan bestämma att en specialist betalar för sig själv: ”Team” → ”Vem betalar för specialisterna” → ”Specialisten betalar”. Då ingår den specialisten inte i kedjans faktura.

Så betalar du

1. Öppna ”Betalning” och klicka på ”Hämta faktura” — beloppet räknas ut automatiskt: filialer × pris per filial + specialister × pris per specialist.
2. För över pengarna till betalningsuppgifterna på fakturan. Ange din betalningskod i meddelandet — den står också där.
3. Klicka på ”Jag har betalat”. Vi kontrollerar betalningen och förlänger kedjans tjänst.

Därefter kommer fakturan av sig själv innan den betalda perioden tar slut, och i kontot visas påminnelsen ”Betala”.

Om du inte betalar i tid blir kontot först skrivskyddat (kundernas bokningar finns kvar, du kan flytta eller avboka dem) och sedan döljs sidan för kunderna. Efter betalningen fungerar allt igen.